Les étapes clés pour un sélection de logiciel qui aura du succès

1. Identifier les déclencheurs de la sélection logicielle

Une entreprise se lance dans la sélection d’un logiciel pour plusieurs raisons :

Limites des outils existants : Manque de fonctionnalités, mauvaise ergonomie, coûts excessifs, faible adoption par les utilisateurs.
Évolution des besoins : Croissance de l’entreprise, nouveaux processus métier, expansion vers de nouveaux marchés.
Problèmes d’efficacité : Processus manuels lourds, duplication des tâches, absence d’automatisation.
Contraintes légales ou réglementaires : Mise en conformité avec des normes (RGPD, ISO, SOC 2, Loi 25…).
Nécessité d’intégration : Besoin d’un logiciel compatible avec les outils déjà en place (ERP, CRM, BI, etc.).

Objectif de cette étape : Définir les problèmes à résoudre et clarifier les attentes par rapport au futur logiciel.

2. Définir les objectifs et les besoins

Une fois le déclencheur identifié, il est essentiel d’établir les objectifs précis du projet logiciel :

Quels gains de productivité sont attendus ?
Quelles fonctionnalités sont indispensables ?
Qui seront les utilisateurs et leurs besoins spécifiques ?
Quel est le budget alloué ?
Quels sont les critères de succès ?

À ce stade, il est utile d’impliquer les parties prenantes clés (direction, équipes opérationnelles, IT, finance, etc.) pour garantir une vision alignée.

Objectif de cette étape : Construire une vision claire du projet pour guider la sélection.

3. Rédiger un cahier de charges

Le cahier des charges formalise les besoins et contraintes du projet en détaillant :

Les fonctionnalités requises par niveau d'importance.
Les objectifs stratégiques et opérationnels liés à ces fonctionnalités.
Les contraintes techniques (hébergement, compatibilité, intégration).
Les exigences de sécurité et de conformité.
Le budget et les délais de mise en œuvre.

Le cahier des charges sert de référence pour comparer les solutions disponibles sur le marché et structurer l’évaluation des offres.

Objectif de cette étape : Définir clairement les critères de sélection pour éviter les choix inadaptés

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Par exemple :

Fonctionnalité : Gestion des contacts et des comptes - Importance critique
Objectifs les plus importants à atteindre :

Centraliser les informations clients : Réduire la perte de données en les regroupant dans un système unique, accessible à toute l’équipe.
Suivre l’historique des interactions : Avoir une vue complète des communications passées pour des suivis plus efficaces.
Réduire les erreurs manuelles : Intégrer les données directement depuis les formulaires ou les campagnes marketing.

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Lorsque vous aurez complété votre cahier des charges vous aurez accès à notre guide Conduire une sélection CRM. Ce guide vous accompagne dans l’analyse de vos résultats, la recherche des solutions adaptées, leur évaluation et la sélection finale, afin que vous puissiez prendre une décision éclairée et garantir une adoption réussie.

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4. Rechercher et identifier les solutions disponibles

Après avoir défini les besoins, l’entreprise doit explorer les logiciels disponibles sur le marché :

Recherches sur des plateformes spécialisées : Gartner, G2, Capterra, TrustRadius.
Consultation d’avis clients et de témoignages d’entreprises similaires.
Évaluation des éditeurs leaders et des solutions émergentes.
Recommandations de consultants ou d’intégrateurs spécialisés.

L’objectif est d’établir une liste de 3 à 5 solutions correspondant aux critères définis.

Objectif de cette étape : Filtrer les options pour éviter de comparer trop de logiciels et se concentrer sur les plus pertinents.

5. Évaluer et comparer les solutions

Une fois la shortlist établie, chaque logiciel est évalué en fonction de critères objectifs :

Adéquation aux besoins : Fonctionnalités clés, flexibilité, personnalisation.
Intégration avec l’existant : Compatibilité avec d’autres logiciels utilisés (ERP, CRM, etc.).
Coût total de possession (TCO) : Prix des licences, coûts de mise en œuvre, support, formation.
Évolutivité : Capacité du logiciel à évoluer avec l’entreprise.
Facilité d’adoption et d’utilisation : Interface intuitive, formation nécessaire.
Support et accompagnement : Réactivité, qualité du service client, communauté d’utilisateurs.

Objectif de cette étape : Comparer les solutions de façon structurée et objective.

6. Organiser des démonstrations et des tests

Avant de prendre une décision finale, il est crucial d’effectuer des tests pratiques :

Démo personnalisée : Demander aux éditeurs de présenter des cas d’usage concrets adaptés à l’entreprise.
Preuve de concept (PoC) : Tester une version limitée du logiciel sur un périmètre restreint.
Feedback des utilisateurs : Faire participer les futurs utilisateurs pour recueillir leur avis.

Ces tests permettent de valider l’ergonomie, les performances et l’adéquation aux processus métier avant de s’engager.

Objectif de cette étape : S’assurer que l’outil convient réellement à l’entreprise avant l’achat.

7. Sélectionner et finaliser l’acquisition

À l’issue des tests, l’entreprise sélectionne la solution finale et négocie les termes du contrat avec l’éditeur ou l’intégrateur :

Vérifier les coûts et conditions : Tarification, options supplémentaires, frais cachés.
Clarifier les engagements : SLA (Service Level Agreement), conditions de résiliation, mises à jour.
Planifier le déploiement : Formation des équipes, gestion du changement, calendrier de mise en œuvre.

Objectif de cette étape : Sécuriser la transition vers le nouveau logiciel sans perturber l’activité de l’entreprise.

Une sélection de logiciel est un processus rigoureux

La sélection d’un logiciel c'est un processus qui demande du temps et qui vise à garantir un alignement optimal entre les besoins, les exigences techniques et les contraintes budgétaires.

Prendre du recul sur les motivations du projet et définir clairement ses besoins permet d’éviter les erreurs de choix.
Évaluer objectivement les solutions grâce à un cahier des charges structuré accélère la prise de décision.
Tester et impliquer les utilisateurs garantit une adoption réussie et maximise le retour sur investissement.

Une approche méthodique permet de choisir un logiciel qui soutiendra durablement la croissance et la performance de l’entreprise !

Carl Rioux - 514-243-3164 - carl@42par8.com